都道府県がん登録室から病院等又は市町村等への問合せ
1.

作業責任者
○○○○

2.

作業担当者
登録部門職員

○○○○
○○○○

3.

問合せの実際
1.

登録作業に当たり、届出票の内容等についての問合せを行う場合は、届出を行った病院等
の医師若しくは各病院等で院内がん登録業務に従事する者（以下「届出担当者」という。
）
に対し、原則として文書照会により行うものとする。

2.

文書による照会の場合、依頼状、返信用封筒ともに「Ⅵ.9.移送」に定めた手段を用いる。

3.

問合せのために届出票類の写しを送付する必要がある場合は、追跡サービス付きの配送方
法を利用し、同様の返信用封筒を同封する。

4.

電話・FAX による問合せ照会は、機密保持の違反を容易に引き起こしうることを念頭にお
き、利用条件を限定する。利用条件の例を以下にあげる。
以下の(1)～(3)のいずれかと、(4)に該当すると作業責任者が判断する場合に限るものと
する。
(1)

院内がん登録室が設置された病院等で、院内がん登録室担当の電話番号と担当者氏
名が明らかな場合

(2)

病院等より、問合せ用の電話番号と担当者名の提出がある場合、確認件数が少ない
場合（5 件程度まで）

(3)

電話の相手が届出医であることを間違いなく特定できる場合、電話の相手が届出担
当者であることを間違いなく特定できる場合

(4)

至急に問合せ確認することが必要な場合又は電話により具体的な質問事項を説明
する方が書面によるよりも誤解が少ない場合

なお、電話による問合せを行う場合は、必ず、担当職員名を明確に伝え、通話相手が届
出担当者であることを確認した後に行うものとする。
電話による照会の際、通話の相手が届出担当者本人であることを確認するために、照会
を始める前に、当該届出に関して担当者個人にしか知り得ない情報（投函日、届出件数等）
を複数聞き取る。
一般回線の FAX による照会は、原則として禁止する。やむを得ず行う場合は、はじめに
個人情報を含まない、FAX 番号を確認する FAX を送り、送信相手が届出担当者又は院内が
ん登録業務に従事する者で速やかに FAX を受信できる場所にいて確認用の FAX の受信を電
話で知らせることができる、登録室側では 2 名以上の立会いで確認 FAX を送った番号に確
実に送信できる、条件のときとする。

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