１６．紙媒体等で作成した医療情報の電子化
【遵守事項】
① ① 紙媒体等で作成した医療情報を電子化する際には医療に関する業務等に支障が生じることのないよ
う、スキャンによる情報量の低下を防ぎ、保存義務を満たす情報として必要な情報量を確保するため、光学
解像度、センサ等の一定の規格・基準を満たすスキャナを用いること。また、スキャンによる電子化で情報が欠
落することがないよう、スキャン等を行う前に対象書類に他の書類が重なって貼り付けられていたりいている等、
スキャナ等が電子化可能な範囲外に情報が存在しないか確認すること。
② ② 運用の利便性のためにスキャナ等で電子化を行うが、紙等の媒体もそのまま保管を行う場合、 緊急に
閲覧が必要になったときに迅速に時に閲覧対応できるよう、保管している紙媒体等の検索性も必要に応じて
にも留意して保管維持すること。

１６．１ 保存義務がある書面等に関する紙媒体等の電子化における技術的な対
応
➢

システム運用担当者は、紙媒体等を電子化する際に、医療に関する業務等に支障が生じることのないようは、ス
キャンによる情報量の低下を防ぎ、後も保存義務を満たす文書情報として必要な情報量を確保するため等の措
置を講じることが求められる。

➢

なお、スキャナ等で電子化した場合、どのように精密な技術を用いても、元の紙等の媒体の記録と同等にはならな
い。また、スキャニングにより、保存できない有用な情報などがある場合も存在し得ある。したがって、一旦紙等の
媒体で運用された情報をスキャナ等でため、電子化することは慎重に行う必要がある。電子情報と紙等の情報が
混在することで、運用上著しく障害がある場合等に限定すべきである。その一方で、電子化した上で後に、元の
紙媒体も保存することは真正性・保存性の確保の観点から極めて有効であり、可能であれば外部への保存も含
めて検討されるべきであるすること。

１６．２ 運用の利便性のためにスキャナ等で電子化を行う場合における技術的な
対応
➢

紙等の媒体で扱うことが著しく利便性を欠くためにスキャナ等でスキャナ等による電子化後もするが、紙等の媒体
の保存をは継続して行うする場合、電子化した情報はあくまでも参照情報であり、保存義務等の要件は課せられ
ない。しかしながら、一方で、個人情報保護上の配慮は同等に行う必要があり、る。またスキャナ等による電子化
の際に医療に関する業務等に差し支えない精度の確保も必要である。

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システム運用担当者は、このような観点から、運用の利便性のために電子化をスキャナ等で行う場合に、スキャナ
や電子化されたファイルに対して、技術的な対応を行うことが求められる。

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