いずれにしても、診療録等の外部保存を委託する医療機関等は、受託する事業者に保存さ
れている診療録等を定期的に調べ、外部保存を終了しなければならない診療録等は速やか
に処理した上で、処理が厳正に執り行われたかを監査しなくてはならない。また、受託する
事業者も、委託する医療機関等の求めに応じて、保存されている診療録等を厳正に取扱い、
処理を行った旨を委託する医療機関等に明確に示す必要がある。
当然のことであるが、これらの廃棄に関わる規定は、外部保存を開始する前に委託する医
療機関等と受託する事業者との間で取り交わす契約書にも明記をしておく必要がある。ま
た、実際の廃棄に備えて、事前にソフトウェアの廃棄等の手順を明確化したものを作成して
おくべきである。
委託する医療機関等及び受託する事業者双方に厳正な取扱いを求めるのは、同意した期
間を超えて個人情報を保持すること自体が、個人情報の保護上問題になり得るためであり、
そのことに十分なことに留意しなければならない。
また、患者の個人情報に関する検索サービスを実施している場合は、検索のための台帳や
それに代わるもの、及び検索記録も機密保持できる状態で廃棄しなければならない。
さらに、
委託する医療機関等及び受託する事業者が負う責任は、先に述べたとおりであり、
紙媒体で保存しているからという理由で、廃棄に伴う責任を免れるのものではないことに
十分留意する必要がある。

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