(2)

管理責任
診療録等の外部保存の運用及び管理等に関する責任については委託する医療機関

等が主体になって対応するという前提で、個人情報の保護について留意しつつ、実際
の管理を、搬送業者や受託する事業者に行わせることは問題がない。
(3)

定期的に見直し必要に応じて改善を行う責任
診療録等を搬送し、外部に保存したままにするのではなく、運用管理の状況を定期

的に監査し、問題点を洗い出し、改善すべき点があれば改善していかなくてはならな
い。
したがって、医療機関等の管理者は、現行の運用管理全般の再評価・再検討を常に
こころがけておく必要がある。
2. 事後責任の明確化
診療録等の外部保存に関して、委託する医療機関等、受託する事業者及び搬送業者の間
で、
「4.2 委託と第三者提供における責任分界」を参照しつつ、管理・責任体制を明確に
規定して、次に掲げる事項を契約等で交わすこと。
(1)

委託する医療機関等で発生した診療録等を、外部に保存するタイミングの決定と
一連の外部保存に関連する操作を開始する動作

(2)

委託する医療機関等と搬送（業）者で診療録等を授受する場合の方法と管理方法

(3)

事故等で診療録等の搬送に支障が生じた場合の対処方法

(4)

搬送中に情報漏えいがあった場合の対処方法

(5)

受託する事業者と搬送（業）者で診療録等を授受する場合の方法と管理方法。

(6)

受託する事業者で個人情報を用いた検索サービスを行う場合、作業記録と監査方
法

(7)

取扱い従業者等の退職後も含めた秘密保持に関する規定、情報漏えいに関して患
者から照会があった場合の責任関係

(8)

受託する事業者が、委託する医療機関等の求めに応じて診療録等を返送すること
ができなくなった場合の対処方法

(9)

外部保存を受託する事業者に、患者から直接、照会や苦情、開示の要求があった場
合の対処方法

付則 2.4

外部保存契約終了時の処理について

診療録等が高度な個人情報であるという観点から、外部保存を終了する場合には、委託す
る医療機関等及び受託する事業者双方で一定の配慮をしなくてはならない。
外部保存の開始には何らかの期限が示されているはずであり、外部保存の終了もこの前
提に基づいて行われなければならない。期限には具体的な期日が指定されている場合もあ
り得るし、一連の診療の終了後○○年といった一定の条件が示されていることもあり得る。

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