２. 運営の手順
⚫ ファイル管理とフォルダ構成

参考事例・ポイント等

ファイル管理のためにルールを策定・考慮すべき項目は下記のとおりである。
１．共有方法・場所
参考事例

基本は⾏政関係者と支援者双方がアクセスできることが望ましい。
２．セキュリティ・共有範囲

フォルダ構成の例

01_本部運営（本部内で管理する資料）

SNSでのファイル共有禁⽌など、ルール策定と周知が必要である。

01_クロノロ
02_組織図、コンタクトリスト
03_マニュアル、記録フォーマット、報告様式
04_医療救護班・支援チーム管理
05_資器材管理
06_支援者健康管理（フォルダ制限）
07_労務管理・勤務シフト
08_本部活動⽇報、報告書類保管フォルダ
09_会議資料作成・保管フォルダ
10_その他連絡事項、案内書類など

３．ファイル管理・フォルダ構成
フォルダ構成の変更権限は本部のみとし、フォルダ作成時はナンバリングをする。
４．共同編集・資料統合
乱⽴しがちなローカルファイルをクラウド上で資料統合する方法もある。
５．クラウド上共同編集以外の作業ファイル、データ共有
共同編集の必要が無いファイル作業はデスクトップアプリを使用可などのルールを策定する
ことも有用である。

02_情報分析部⾨（組織全体で共有する資料）

６．Webミーティング、チェット機能、その他ツールの活用

01_病院支援に係るデータ
（⾏院支援リストなど）
02_施設支援に係る資料
（事前リストや病院支援リスト等格納フォルダあり）
03_被災住⺠支援に係る資料 / 診療所・避難所・在宅
（事前リストや病院支援リスト等格納フォルダあり）
04_その他（道路状況、安全管理やハザード情報など）

＜特記事項＞
✓ 活動時期途中でのフォルダ名称変更は混乱する可能性があるので、整理や追加によ
り順番や構成をやむなく変更する場合は、全体へ周知アナウンスする。
✓ 基本親フォルダ名の名称変更は禁⽌する。

03_オペレーション部⾨（組織全体で共有する資料）
01_各オペレーションリスト様式
（手書き、データ⼊⼒ファイル両方を分類格納）
02_活動指揮・派遣調整関連データ
（クロノロデータ、支援関連の各リストやデータ）
03_物資支援データ
（燃料や⽔補給オペレーションリストなど）
04_搬送調整管理
04_個別事案対応（特殊案件の資料）
01_感染症
02_透析
03_DVT
04_その他
05_定期報告データ（現場や下位本部からの報告データ）
01_各圏域本部⽇報
02_各チーム⽇報
03_その他定期報告書

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