による保存等が認められている可能な文書を、スキャナ等により電子化して保存する場合が想定されるを指す。
具体的には、
・ 電子カルテ等の運用において、により、診療に用いる文書の大部分の大部分が電子化された状態で行われて
いるている一方、他院から紙やフィルムでの診療情報提供書等の受け入れが避けられない事情がある必要な
場合
・ 電子カルテ等の運用を開始し、電子保存を施行したが、施行前の診療録等が紙やフィルムで残り、一貫した
運用ができない場合
・ 電子化の対象が、、又はオーダエントリシステムや医事システムのみの運用であって、紙等の保管に窮している
場合
が挙げられる。
➢

企画管理者は、このような場合の手順等や情報機器等の条件について、医療に関する業務等に支障が生じるこ
とのないことを確認しつつよう整理し、運用管理規程等に定めることが求められる。

１６．２ 診療等の都度スキャナ等により電子化して保存する場合
➢

診療に用いる文書の大部分が電子化されている一方、他院から紙やフィルムでの診療情報提供書等の受け入
れが必要な場合、電子カルテ等の運用において、診療の大部分が電子化された状態で行われていながら、他院
から紙やフィルムの媒体による診療情報提供書等を受け入れることが避けられない事情がある場合、媒体が混在
することにより医療安全上の問題が生じるおそれがある。このような場合等に、診療等の都度スキャナ等による電
子化が実施されることもが想定される。

➢

企画管理者は、企画管理者は、このような場合を想定して、診療録等をスキャナ等により電子化して保存する場
合の共通要件や、に加えて、改ざん動機が生じないと考えられる時間内に適切に電子化を行うことなどをよう、運
用管理規程等に定めることが求められる。

１６．３ 過去に蓄積された紙媒体等をスキャナ等により電子化して保存する場合
➢

電電子カルテ等の運用を開始した後も、過去の診療録等が紙又はフィルム媒体で残存し、一貫した記録管理が
できない状況が生じ得る。この場合は、診療の都度電子化して保存する場合と異なり、既存の原本を後日電子
化することになるため、記録の真正性に疑義が生じ得る。説明責任を担保する観点から相応の対策が必要となり、
スキャナ等により電子化して保存する場合の共通要件に加え、厳格な監査の実施が求められる。子カルテ等の運
用を開始し、電子保存を施行したが、施行前の診療録等が紙やフィルムの媒体で残り、一貫した運用ができない
場合が想定される。この場合には、「診療等の都度スキャナ等により電子化して保存する場合」の状況と異なり、
説明責任を果たすために相応の対策を行うことが求められる。そのため、診療録等をスキャナ等により電子化して
保存する場合の共通要件に加えて、患者等の事前の同意を得て、厳格な監査を実施することが必要である。

➢

企画管理者は、このような説明責任への対応の観点から、本項の遵守事項①～④に加えて、遵守事項⑥に記
載する措置を講じることが求められる。

１６．４ 紙の調剤済み処方箋をスキャナ等により電子化して保存する場合
➢

紙の調剤済み処方箋の電子化とは、紙の処方箋に記名押印又は署名を行い調剤済みとしたもの処方箋を電
子化することをいう。

➢

紙の処方箋を薬局で受け取った場合、調剤済みとなるまでは電子化したものを原本としてはならない（誤った運

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