（８）提供方法、手数料免除、過去の利用実績

（８）提供方法、手数料免除、過去の利用実績、過去の措置
① 介護DBデータの提供方法

①

介護DBデータの提供方法

厚生労働省の用意した電子媒体による提供又はHICでの提供とする。電子媒体による提供を希

厚生労働省の用意した電子媒体による提供又はHICでの提供とする。電子媒体による提供を希

望する場合には、必要な電子媒体の個数を、提供申出書で「提供ファイル数」として記載する

望する場合には、必要な電子媒体の個数を、提供申出書で「提供ファイル数」として記載する

こと（原則、提供ファイル数＝介護DBデータ利用場所取扱区域の数となる。複数の取扱者が

こと（原則、提供ファイル数＝介護DBデータ利用場所の数となる。複数の取扱者が１台の情報

１台の情報処理機器を交互に利用する場合には、１ファイルの提供とする）。なお、提供方法

処理機器を交互に利用する場合には、１ファイルの提供とする）。

毎に利用可能なデータは以下のとおりである。
電子媒体：特別抽出データ、定型データセット、集計表、サンプリングデータセット
HIC

：特別抽出データ、定型データセットのうちHICで解析可能なデータ容量のもの

② 手数料免除の申請

②

手数料免除の申請

要件に該当する者は、手数料の免除を受けることができる。免除を希望する場合は、その旨を

要件に該当する者は、手数料の免除を受けることができる。免除を希望する場合は、その旨を

記載すること。またし、補助金等を充てることにより手数料免除を申請する場合は、手数料免

記載すること。また、手数料免除の要件に該当することを証明する書類を添付すること。手数

除の要件に該当することを証明する書類を添付すること。なお、免除申請は提供申出者単位で

料免除の要件及び提出書類は本ガイドライン「第５の３（２）手数料の免除」の項を参照する

はなく申出単位に行うこと。手数料免除の要件及び提出書類は本ガイドライン「第５の３

こと。

（２）手数料の免除」の項を参照すること。
なお、手数料免除の申請は、提供申出時から、厚生労働省が提供申出者に手数料実績額を通知

なお、手数料免除の申請は、提供申出時から、厚生労働省が提供申出者に手数料実績額を通知

する時までとする。厚生労働省は、提供申出者から該当する書類が提出された時点で免除の判

する時までとする。厚生労働省は、提供申出者から該当する書類が提出された時点で免除の判

断を行い、その可否について通知する。なお、変更申出において再度の手数料が発生する際に

断を行い、その可否について通知する。なお、変更申出において再度の手数料が発生する際に

はその都度、変更後の体制を踏まえて免除の判断を行う。

はその都度免除の判断を行う。
③

③ 過去の介護DBデータの利用実績、過去の措置

過去の介護DBデータの利用実績

提供申出者若しくは取扱者が現に介護DBデータの提供を受けている、又は本提供申出に係る

提供申出者若しくは取扱者が現に介護DBデータの提供を受けている、又は本提供申出に係る介

介護DBデータの利用予定期間中に別途提供申出を行う予定がある場合は、それらの申出にか

護DBデータの利用予定期間中に別途提供申出を行う予定がある場合は、それらの申出にかかわ

かわる内容（研究名称等）について記載すること。

る内容（研究名称等）について記載すること。

過去に介護DBデータの提供を受けたことがある場合は、そのデータの内容及び利用期間を記

過去に介護DBデータの提供を受けたことがある場合は、そのデータの内容及び利用期間を記載

載すること。

すること。

過去に介護・医療データ等や統計法に基づくデータ利用に関して法令や契約違反による措置を

過去に介護・医療データ等や統計法に基づくデータ利用に関して法令や契約違反による措置を

受けたことがある場合は、その利用したデータ、事前相談番号、研究名称、違反及び措置等の

受けたことがある場合は、その内容を記載すること。

内容を記載すること。
（９）その他必要な事項

６

（９）その他必要な事項

厚生労働省は、必要に応じて、その他必要な事項や書類の提出を提供申出者や取扱者に求める

厚生労働省は、必要に応じて、その他必要な事項や書類の提出を求めることができるものとす

ことができるものとする。

る。

提供申出書とともに提出する書類

６

提供申出書とともに提出する書類

「５ 提供申出書の記載事項」に記載した本人確認の添付書類等の他に、下記（１）（２）か

「５

ら（４）の書類を提出すること。

書類を提出すること。

（１）介護DBデータの管理方法・安全管理対策等に関する書類

提供申出書の記載事項」に記載した本人確認の添付書類等の他に、下記（１）（２）の

（１）介護DBデータの管理方法・安全管理対策等に関する書類

運用フロー図、リスク分析対応表、運用管理規程、自己点検規程を提出すること。これらの書

運用フロー図、リスク分析対応表、運用管理規程、自己点検規程を提出すること。これらの書

類は、厚生労働省が提示する記入例に基づいて作成すること。

類は、厚生労働省が提示する記入例に基づいて作成すること。

また、定型データセットの利用を希望する場合には、上記の書類とは別に、定型データセット

また、定型データセットの利用を希望する場合には、上記の書類とは別に、定型データセット

の管理規程を提出すること。定型データセットには、申出よりも広範なデータが含まれている

の管理規程を提出すること。定型データセットには、申出よりも広範なデータが含まれている

ため、定型データセットの管理規程には、申出て申し出ていない項目や集団の利用を防ぐため

ため、定型データセットの管理規程には、申出ていない項目や集団の利用を防ぐための適切な

の適切な方策を記載すること。

方策を記載すること。

（２）倫理審査に係る書類

（２）倫理審査に係る書類

特別抽出又は定型データセットの利用を希望する場合は、人を対象とする生命科学・医学系研

特別抽出を希望する場合は、人を対象とする生命科学・医学系研究に関する倫理指針の適用下

究に関する倫理指針の適用下にとなるため、倫理審査委員会の審査を受け、承諾書結果通知書

に倫理審査委員会の審査を受け、承諾書の写しを提出すること。承諾書又は審査の申請の際に

の写しを提出すること。 承諾書結果通知書又は審査の申請の際に提出した研究計画書に、外部

提出した研究計画書に、外部委託先を除くすべての提供申出者が記載されている必要がある。

委託先を除くすべての提供申出者 がを記載されている必要がすること。ただし、提供申出者が
公的機関とその委託先のみであって政策活用を目的とする場合、倫理審査委員会の審査は不要
である。

７

倫理審査委員会については、提供申出者が民間企業民間事業者等で内部に倫理審査委員会を設

提供申出者が民間企業等で内部に倫理審査委員会を設置していない場合、大学や研究機関等の

置していない場合、大学や研究機関等の外部組織に倫理審査を依頼すること。公的機関（省

外部組織に倫理審査を依頼すること。公的機関（省庁、自治体）の場合は本書類は不要であ

庁、自治体）の場合は本書類は不要である。

る。

なお、倫理審査委員会の審査が申出に間に合わない場合、審査を申請中であること及び審査完

なお、倫理審査委員会の審査が申出に間に合わない場合、審査を申請中であること及び審査完

了時期の目安が分かる書類を代替資料として提出することができる。この場合、倫理審査委員

了時期の目安が分かる書類を代替資料として提出することができる。この場合、承諾され次

会で承諾され次第、承諾書結果通知書の写しを遅滞なく提出すること。

第、承諾書の写しを遅滞なく提出すること。

取扱者の所属機関が変わった場合、変更申出において、変更後の所属先を反映した倫理審査委

取扱者の所属機関が変わった場合、変更申出において、変更後の所属先を反映した倫理審査の

員会の承諾書結果通知書の写しを提出すること。

承諾書を提出すること。

提供申出書等の受付及び提出方法

７

提供申出書等は、担当者又は代理人が、厚生労働省がホームページ等で指定する窓口に原則

法（メール）で、手続担当者又は代理人が提出すること。受付窓口は厚生労働省老健局老人保

メールで提出する。受付窓口は厚生労働省老健局老人保健課であり、円滑な事務処理のために

健課であり、円滑な事務処理のために窓口業務を外部委託する場合がある。

窓口業務を外部委託する場合がある。

申出の締切等、審査に係る具体的なスケジュールは、ホームページ 上等で事前に公表されるの

申出の締切等、審査に係る具体的なスケジュールは、ホームページ上で事前に公表されるので

で確認すること。厚生労働省は、記載内容又は添付資料に不備がある場合には、その修正及び

確認すること。厚生労働省は、記載内容又は添付資料に不備がある場合には、その修正及び再

再提出を求める。ことから、求めがあれば適切に対応すること。なお、再提出する前に 、指示

提出を求める。なお、再提出する前に、指示された提出期日を過ぎた場合には、次の提出期日

された提出期日を過ぎた場合には、次回以降の提出期日まで審査対象となることに再提出留意

までに再提出すること。

すること[14] 。
脚注

提供申出書等の受付及び提出方法

提供申出書等は、担当者又は代理人が、厚生労働省がホームページ等で指定する 窓口に原則方

[14]

記載内容又は添付資料の修正には、その程度に応じて１か月間以上を要する場合がある。

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