（２）手数料の免除

脚注

（２）手数料の免除

介保令の規定に基づき、提供申出者の全てが次のいずれかに該当する場合には、手数料は免除

介保令の規定に基づき、提供申出者の全てが次のいずれかに該当する場合には、手数料は免除

する。

する。

ⅰ）公的機関

ⅰ）公的機関

ⅱ）補助金等[15] を充てて介護DBデータを利用する者

ⅱ）補助金等を充てて介護DBデータを利用する者[8]

ⅲ）上記ⅰ）・ⅱ）から委託を受けた者

ⅲ）上記ⅰ）・ⅱ）から委託を受けた者

補助金等がこれらの要件に該当することを証明する書類（補助金等の交付決定通知の写し又は

補助金がこれらの要件に該当することを証明する書類（補助金等の交付決定通知の写し、及

交付基準額通知等の写し、及び、研究計画書又は交付申請書等）を添付すること。

び、研究計画書又は交付申請書等）を添付すること。

[15]

[8]

補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律第2条第1項に規定する補助金等、地方自 脚注

補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律第2条第1項に規定する補助金等、地方自治

治法第232条の２（同法第238条第1項の規定により適用する場合を含む）に規定により地方公

法第232条の２（同法第238条第1項の規定により適用する場合を含む）に規定により地方公共

共団体が支出する補助金又はAMED（国立研究開発法人日本医療研究開発機構）が交付する助

団体が支出する補助金又はAMED（国立研究開発法人日本医療研究開発機構）が交付する助成

成金をいう。

金をいう。

上記のうち、有効な補助金等の条件は、以下の通りとおり。

上記のうち、有効な補助金の条件は、以下の通り。

・当該補助金等の申請時に記載された研究計画と介護DBデータの申出時の研究計画に整合性

・当該補助金の申請時に記載された研究計画と介護DBデータの申出時の研究計画に整合性があ

があること。

ること。

・外部委託先に所属する者を除くすべての提供申出者が、交付決定通知の写し、研究計画書又

・外部委託先を除くすべての提供申出者が、交付決定通知の写し、研究計画書又は交付申請書

は交付申請書に記載されていること。

に記載されていること。

・補助金等の有効期間が、原則専門委員会で承諾される時点で有効であること。

・補助金の有効期間が、原則専門委員会で承諾される時点で有効であること。

（３）手数料の納付

（３）手数料の納付

厚生労働省は介護DBデータを用意手数料が確定した後に際、遅滞なく手数料実績額及び納付

厚生労働省は介護DBデータを用意した後に手数料実績額及び納付期限を提供申出者に通知す

期限を提供申出者利用者に通知する。提供申出者が当該通知を受けたときは、当該納付期限ま

る。提供申出者が当該通知を受けたときは、当該納付期限までに厚生労働省が定める書類に収

でに厚生労働省が定める書類に収入印紙を貼って指定する方法で納付すること。厚生労働省

入印紙を貼って納付すること。厚生労働省は、納付確認後、介護DBデータの提供を行う。

は、納付確認後、介護DBデータの提供を行う。
４

介護DBデータの受領

４

介護DBデータの受領

利用者は提供申出書電子媒体に記載した方法でよる介護DBデータの提供を受けた 後場合、速

利用者は提供申出書に記載した方法で介護DBデータの提供を受けた後、速やかに介護DBデー

やかに介護DBデータの受領書を厚生労働省へメールで提出すること。データを分割して受領

タの受領書を厚生労働省へメールで提出する。データを分割して受領する場合や、変更申出に

する場合や、変更申出に伴い再度データを受領したときも受領書を提出すること。

伴い再度データを受領したときも受領書を提出すること。

厚生労働省は提供する介護DBデータについて、暗号化しパスワードを付与する等、必要な措

厚生労働省は提供する介護DBデータについて、暗号化しパスワードを付与する等、必要な措置

置を講じる。HDDで介護DBデータの提供を受けた場合は、研究者の環境にあらかじめ申し出

を講じる。HDDで介護DBデータの提供を受けた場合は、研究者の環境に複製後、HDD内の

た利用端末へ複製後、HDD内のデータを消去し、厚生労働省が指定する窓口へ媒体を返送す

データを消去し、厚生労働省が指定する窓口へ媒体を返送すること。CD-R又はDVDで提供を

ること。CD-R又はDVDで提供を受けた場合は、研究者の環境にあらかじめ申し出た利用端末

受けた場合は、研究者の環境に複製後、厚生労働省が指定する窓口に媒体を返送すること。

へ複製後、厚生労働省が指定する窓口に媒体を返送すること。
５

提供申出書の記載事項等に変更が生じた場合

５

提供申出書の記載事項等に変更が生じた場合

厚生労働省の承諾後に提供申出書の記載事項に変更が生じた場合は、次のとおり対応するこ

厚生労働省の承諾後に提供申出書の記載事項に変更が生じた場合は、次のとおり対応する。専

と。専門委員会の審査を要する変更については、厚生労働省より提示された事前相談の締切ま

門委員会の審査を要する変更については、厚生労働省より提示された事前相談の締切までに変

でに変更の意図を申し出ること。また、変更内容に応じて別途必要になる書類（安全管理に係

更の意図を申し出ること。また、変更内容に応じて別途必要になる書類（安全管理に係る書類

る書類や身分証明書等）についても窓口からの案内に従い提出すること。

や身分証明書等）についても窓口からの案内に従い提出すること。

（１）専門委員会の審査を要しない変更

（１）専門委員会の審査を要しない変更

利用目的、要件に影響を及ぼさないと判断される次のような変更が生じた場合は、職名等変更

利用目的、要件に影響を及ぼさないと判断される次のような変更が生じた場合は、職名等変更

申出書届出書に変更事項を記載の上、直ちに厚生労働省に届け出ること。ii) iv)については各

申出書に変更事項を記載の上、直ちに厚生労働省に届け出ること。

項目の指示にも従うこと。
ⅰ)

取扱者の人事異動等に伴い、同一提供申出者内の所属部署・連絡先又は姓に変更が生

ⅰ)

取扱者の人事異動等に伴い、同一提供申出者内の所属部署・連絡先又は姓に変更が生

じた場合

じた場合

ⅱ)

ⅱ)

利用者・取扱者を除外する場合

利用者・取扱者を除外する場合

除外される利用者・取扱者が個別に利用していた介護DBデータを格納した 電子媒体が存在

除外される利用者・取扱者が個別に利用していた介護DBデータを格納した媒体が存在する場

する場合は、厚生労働省へ本ガイドライン第８の１「介護DBデータ の返却まで利用の間、他

合は、厚生労働省への返却までの間、他の利用者・取扱者が適切に管理し、他の媒体の返却時

終了」に従ってデータの利用者・取扱者が適切に管理し、他の媒体の返却時に併せて返却消去

に併せて返却を行うこと

を行うこと。
ⅲ)

成果の公表形式を変更する場合（例：新たに公表方法を追加する場合等）

ⅲ)

成果の公表形式を変更する場合（例：新たに公表方法を追加する場合等）

ⅳ)

介護DBデータの利用期間の延⾧を希望し、希望する時点で 、個票を用いた解析が終了

ⅳ)

利用期間の延⾧を希望する時点で、個票を用いた解析が終了し、具体的な公表見込み

し、具体的な公表見込みがある（査読の結果待ち等）場合

がある（査読の結果待ち等）場合

どのような ステータス状況かを具体的に記載し、その状況であることが確認できる書類を添
付すること。１回の延⾧は２年までとし、必要なする。（１）iv) による届出を繰り返す場合

どのようなステータスかを具体的に記載し、その状況であることが確認できる書類を添付す
ること。１回の延⾧は２年までとし、必要な場合は再度申し出ること。

は再度申し出ること、専門委員会の審査を要する場合がある。
＜職名等変更届出書で認められる例＞

＜職名等変更届出書で認められる例＞

・ 個票を用いた解析が終了し、論文を執筆中である

・ 個票を用いた解析が終了し、論文を執筆中である

・ 厚生労働省に公表物公表前確認を依頼している最中である

・ 厚生労働省に公表物確認を依頼している最中である

・ 厚生労働省の公表物公表前確認を終え、英文校正等の最中である

・ 厚生労働省の公表物確認を終え、英文校正等の最中である

・ 論文を投稿し、査読の結果待ちである

・ 論文を投稿し、査読の結果待ちである

＜専門委員会での審議を要する例＞

＜専門委員会での審議を要する例＞

・ 提供された介護DBデータを用いて解析中である

・ 提供された介護DBデータを用いて解析中である

・ 解析終了の見込みが立っておらず、研究計画の変更が必要である

・ 解析終了の見込みが立っておらず、研究計画の変更が必要である

・ 抽出条件や解析方法を変更する

・ 抽出条件や解析方法を変更する

ⅴ)

厚生労働省が行う実地監査の指摘に基づき利用者がセキュリティ要件を修正する場合

ⅴ)

厚生労働省が行う実地監査の指摘に基づき利用者がセキュリティ要件を修正する場合

ⅵ)

その他、申出内容の基本的な方針に影響を及ぼさないような軽微な修正を行う場合

ⅵ)

その他、申出内容の基本的な方針に影響を及ぼさないような軽微な修正を行う場合

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