１６．紙媒体等で作成した医療情報の電子化
【遵守事項】
①

紙媒体等で作成した医療情報を電子化する際には保存義務を満たす情報として必要な情報量を確保す
るため、光学解像度、センサ等の一定の規格・基準を満たすスキャナを用いること。また、スキャン等を行う前
に対象書類に他の書類が重なって貼り付いている等、電子化可能な範囲外に情報が存在しないか確認する
こと。

②

スキャナ等で電子化を行うが、紙等の媒体もそのまま保管を行う場合、必要時に閲覧できるよう、紙媒体等
の検索性にも留意して保管すること。

１６．１ 保存義務がある書面等に関する紙媒体等の電子化における技術的な対
応
➢

システム運用担当者は、紙媒体等を電子化する際は、スキャン後も保存義務を満たす文書として必要な情報量
を確保するための措置を講じることが求められる。

➢

なお、スキャナ等で電子化した場合、どのように精密な技術を用いても、元の紙等の媒体の記録と同等にはならな
い。また、スキャニングにより、保存できない有用な情報も存在し得るため、電子化は慎重に行う必要がある。電
子化後に、元の紙媒体も保存することは真正性・保存性確保の観点から極めて有効であり、可能であれば外部
への保存も含めて検討すること。

１６．２ 運用の利便性のためにスキャナ等で電子化を行う場合における技術的な
対応
➢

スキャナ等による電子化後も、紙等の媒体の保存を継続する場合、電子化した情報はあくまでも参照情報であり、
保存義務等の要件は課せられない。一方で、個人情報保護上の配慮は同等に行う必要がある。また業務等に
差し支えない精度の確保も必要である。

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