体及び情報機器ごとに劣化が起こらずに正常に保管が可能な期間を明確にするとともに、使用開始日、使用終
了予定日を管理して、定期的に可読性に関するチェックを行うこと。また、この手順を作成すること。
➢

診療録等の法的な保存期間が終了した場合や、外部保存を受託する事業者との契約期間が終了した場合で
も、個人情報の保護には十分に配慮する必要がある。また、バックアップにおける個人情報の取扱いについても、
オリジナルデータと同様の水準が求められる。

➢

具体的には、システム運用担当者は以下についての対応が求められる。
（1） 診療録等の記録された可搬媒体が搬送される際の個人情報保護
（2） 診療録等の外部保存を受託する事業者内における個人情報保護

１２．３ その他
１２．３．１ 記録媒体等の経年変化の管理・委託事業者への配送等
➢

ネットワークに接続されない可搬媒体を用いて外部保存を行う場合、ネットワーク上の脅威に基づくなりすましや盗
聴による情報の大量漏えい等のリスクは低減される。

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可搬媒体を目視しても内容が見えるわけではないので、搬送時の機密性は比較的確保しやすい。暗号化機能
を有する媒体では、パスワードによるアクセス制限により、さらに機密性は増す。一方で、可搬媒体には耐久性の
低い製品も存在し、経年変化等に対して慎重に対応する必要がある。また、一記録媒体あたりに保存される情
報量が極めて多いことから、紛失リスクに対してより慎重な対応が必要である。

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診療録等を可搬媒体に記録して搬送する場合は、混同や紛失を防止するため、以下の点に注意すること。
－ 診療録等を記録した可搬媒体の紛失防止
運搬用車両や搬送用ケースの施錠等の処置を施すこと
－ 診療録等を記録した可搬媒体と他の搬送物との混同の防止
他の搬送物との混同が予測される場合には、別のケースや系統に分け、同時に搬送しないこと
－ 搬送業者との守秘義務に関する契約

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外部保存を委託する医療機関等は、受託事業者に個人情報を取り扱わせる場合、個人情報保護法を遵守さ
せる管理義務を負う。したがって両者の間での責任分担を明確化し、守秘義務に関する事項等を契約上明記
すること。

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なお、受託事業者に個人情報を取り扱わせない契約としている場合には、医療機関等は、自医療機関等の安
全管理措置の一環として、個人情報保護法を遵守しつつ、安全管理に関する措置をとることが求められる（個
人情報保護法に関するガイドライン Q７－５４参照）。
１２．３．２ 端末・サーバ装置等の不適切な利用等に関する対策

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システム運用担当者は、利用者が医療情報を入力・参照する端末から長時間離席する際に、正当な利用者以
外の者による入力・参照を防止するため、自動での画面ロックアウト等の対策を実施すること。

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