・ 電子カルテ等により、診療に用いる文書の大部分が電子化されている一方、他院から紙やフィルムでの診療情
報提供書等の受け入れが必要な場合
・ 電子カルテ等の運用を開始し、電子保存を施行したが、施行前の診療録等が紙やフィルムで残り、一貫した
運用ができない場合
・ 電子化の対象が、オーダエントリシステムや医事システムのみの運用であって、紙等の保管に窮している場合
が挙げられる。
➢

企画管理者は、このような場合の手順等や情報機器等の条件について、業務に支障が生じることのないよう整理
し、運用管理規程等に定めること。

１６．２ 診療等の都度スキャナ等により電子化して保存する場合
➢

診療に用いる文書の大部分が電子化されている一方、他院から紙やフィルムでの診療情報提供書等の受け入
れが必要な場合、診療等の都度スキャナ等による電子化が実施されることも想定される。

➢

企画管理者は、スキャナ等により電子化して保存する場合の共通要件や、改ざん動機が生じないと考えられる時
間内に適切に電子化を行うことなどを、運用管理規程等に定めること。

１６．３ 過去に蓄積された紙媒体等をスキャナ等により電子化して保存する場合
➢

電子カルテ等の運用を開始した後も、過去の診療録等が紙又はフィルム媒体で残存し、一貫した記録管理がで
きない状況が生じ得る。この場合は、診療の都度電子化して保存する場合と異なり、既存の原本を後日電子化
することになるため、記録の真正性に疑義が生じ得る。説明責任を担保する観点から相応の対策が必要となり、
スキャナ等により電子化して保存する場合の共通要件に加え、厳格な監査の実施が求められる。

➢

企画管理者は、このような説明責任への対応の観点から、本項の遵守事項①～④に加えて、遵守事項⑥に記
載する措置を講じること。

１６．４ 紙の調剤済み処方箋をスキャナ等により電子化して保存する場合
➢

紙の調剤済み処方箋の電子化とは、記名押印又は署名を行い調剤済みとした処方箋を電子化することをいう。

➢

紙の処方箋を薬局で受け取った場合、調剤済みとなるまでは電子化したものを原本としてはならない（誤った運
用例：薬局で紙の処方箋を受け付けた時点で電子化し、それを原本として調剤を行い、薬剤師の電子署名を
もって調剤済みとする等）。

➢

調剤終了時までは特段の問題なく経過した処方箋であっても、その後内容の修正が発生することがある（例：
記載事項を確認したものの修正を忘れた場合等）。

➢

企画管理者は、診療録等をスキャナ等により電子化して保存する場合の共通要件に加えて、一旦電子化した
紙の調剤済み処方箋の修正等、実際の運用を踏まえて、遵守事項⑦に記載のとおり、対応を行うこと。

１６．５ 運用の利便性のためにスキャナ等により電子化を行うが、紙等の媒体もそ
のまま保存を行う場合
➢

スキャナ等で電子化した後も、紙等の媒体の保存は継続して行う場合、電子化した情報には、保存義務等の要
件は課せられない。しかし、個人情報保護上の配慮は同等に行う必要がある。

➢

またスキャナ等による電子化の際に医療に関する業務等に差し支えない精度の確保も必要である。

➢

企画管理者は、このような観点から、遵守事項⑧に記載する措置を講じること。
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